Якщо трудова книжка загубилася, згоріла, залишилась в окупації або має неповні записи, стаж для пенсії тепер можна підтвердити банківськими виписками про зарплату, даними реєстрів, наказами, трудовими договорами, рішенням суду або показами щонайменше двох колег. Такі правила запровадила постанова Кабміну № 1246, і вони вже діють.
Уряд ухвалив документ 7 жовтня 2026 року. Він змінює Порядок підтвердження наявного стажу роботи за відсутності трудової книжки, затверджений ще 1993 року (текст постанови № 1246 на порталі Кабміну). Нові правила застосовують з 13 жовтня, повідомляє фахове видання 7eminar; деталі змін також розібрали Бухгалтер.ua (Ліга:Закон) і mc.today з посиланням на Мінсоцполітики.
Коротко про головне:
- спершу Пенсійний фонд перевіряє електронні реєстри, і лише потім просить паперові документи;
- зарплатні перекази на банківську картку тепер прямо названі доказом трудових відносин;
- якщо документів немає зовсім, допоможуть свідки, а ПФУ сам підшукає колег через реєстр застрахованих осіб.
Що змінилося і кого це стосується
| Хто | Що змінилося | З якої дати |
|---|---|---|
| Ті, хто втратив трудову книжку або має неповні записи | Стаж підтверджують дані реєстрів, накази, особові рахунки, відомості про зарплату, банківські документи про виплату | 13 жовтня 2026 |
| Працівники ліквідованих підприємств без архівів | Достатньо показів щонайменше двох свідків; ПФУ допомагає їх знайти | 13 жовтня 2026 |
| Ті, чиї документи знищені через бойові дії або лишилися на ТОТ | Стаж зараховують за порядком ПФУ, погодженим з Мінсоцполітики, якщо втрату підтверджено документально | після затвердження порядку ПФУ |
| Ті, в кого прізвище чи дата народження в документі не збігаються з паспортом | Належність документа встановлює ПФУ за окремою процедурою; суд — лише коли документів для цього недостатньо | 13 жовтня 2026 |
| Усі заявники | Документи можна подавати в електронному вигляді з кваліфікованим електронним підписом | 13 жовтня 2026 |
Які документи тепер підтверджують стаж
За відсутності трудової книжки чи потрібних записів у ній Пенсійний фонд прийматиме:
- виписки й довідки з інформаційних систем підприємств, установ та організацій;
- виписки з наказів, особові рахунки, відомості на виплату зарплати;
- банківські документи про нарахування або переказ зарплати;
- письмові трудові договори з відмітками про виконання, посвідчення, характеристики;
- документи архівних установ;
- рішення суду, яким встановлено період трудових відносин і характер роботи.
Головна зміна для тих, хто працював офіційно останні 10–20 років: зарплатна картка фактично стає архівом. Якщо роботодавець перераховував зарплату через банк, виписка з призначенням платежу показує і період роботи, і назву компанії.
Коли можна покликати свідків
Свідки — запасний варіант, коли документів немає взагалі. Потрібні щонайменше двоє людей, які знали заявника за спільною роботою. Це важливо для працівників закритих заводів, колгоспів і підприємств, чиї архіви не збереглися. Пенсійний фонд допомагає знайти таких колег за даними реєстру застрахованих осіб і сам їх опитує, пише Бухгалтер.ua.
Варто підготувати заздалегідь: прізвища колег, назву підприємства, роки роботи і посаду. Чим точніше ви назвете період, тим простіше зіставити покази з даними реєстру.
А якщо книжка залишилась в окупації або згоріла
Для таких випадків постанова передбачає окремий механізм: стаж зараховують за процедурою, яку визначає Пенсійний фонд за погодженням з Мінсоцполітики. Умова — знищення чи пошкодження майна або документів має бути підтверджене документально. Нова процедура стосується і трудових книжок з виправленнями чи неточними записами про роботу на підприємствах у зоні бойових дій або на окупованих територіях.
Як діяти, якщо книжка лишилась на окупованій території, ми розбирали в окремому матеріалі: трудова книжка залишилася в окупації: як підтвердити стаж для пенсії. Якщо ж ви ще працюєте на підприємстві, яке опинилось на ТОТ, корисна інструкція про звільнення з роботи на ТОТ через «Дію».
Що зробити зараз: чек-лист для працівника
- Відкрийте особистий кабінет на вебпорталі ПФУ і перевірте відомості про трудову діяльність та стаж за всі роки.
- Знайдіть «дірки» — періоди, яких немає в реєстрі або в трудовій книжці.
- Під кожен такий період зберіть хоч щось: трудовий договір, наказ, довідку, банківську виписку з надходженнями зарплати.
- Зверніться до колишнього роботодавця, його правонаступника або до архіву за копіями наказів і відомостей.
- Якщо документів немає зовсім, складіть список колег, які можуть підтвердити вашу роботу.
- Документи можна подати в електронному вигляді, підписавши кваліфікованим електронним підписом.
Перевіряти стаж краще за кілька років до пенсії, а не в момент звернення: пошук архівів і свідків може тривати місяцями.
Що варто знати перед зверненням
Постанову ухвалено на виконання закону про підтвердження страхового стажу, що діє з 2 серпня 2026 року, зазначає mc.today. Кінцеве рішення про зарахування кожного періоду ухвалює Пенсійний фонд. Якщо в зарахуванні відмовили, просіть письмову відмову з поясненням причин — її можна оскаржити. Остаточні вимоги до вашої ситуації уточнюйте в сервісному центрі ПФУ, через контакт-центр фонду або в юриста; цей матеріал не замінює консультації.
Фото: стара трудова книжка. Валтар, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons.
