Відомості про трудові відносини працівника до ПФУ страхувальники мають подавати не пізніше наступного дня після відповідної кадрової події: прийняття на роботу, переведення, звільнення, поновлення чи тимчасового припинення або відновлення дії трудового договору. Про це повідомляє редакція сайту UAHunter з посиланням на роз’яснення Пенсійного фонду України, оприлюднені після вебінару Головного управління ПФУ у Київській області 11 червня 2026 року.
Ключова вимога для роботодавця — не пропустити строк. У ПФУ прямо зазначають: якщо оперативні відомості про трудові відносини працівника подані пізніше встановленого терміну, така інформація не завантажується до Реєстру застрахованих осіб. Окремий ризик — помилки у вже поданому повідомленні: чинні норми не передбачають скасування, видалення або зміни зафіксованого повідомлення через вебпортал ПФУ.
Що саме потрібно подавати через вебпортал ПФУ
Пенсійний фонд уточнює, що оперативне подання стосується не всієї кадрової звітності, а саме швидкого інформування про зміну статусу працівника у трудових відносинах. Йдеться про події, які впливають на дані Реєстру застрахованих осіб і можуть використовуватися в інших державних цифрових процесах, зокрема для формування списків працюючих у «Дії».
До таких подій належать:
прийняття працівника на роботу;
переміщення з одного структурного підрозділу до іншого;
переведення на іншу постійну посаду або іншу роботу;
звільнення;
поновлення на роботі;
тимчасове припинення дії трудового договору;
відновлення дії трудового договору.
ПФУ пояснює, що відомості подаються через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду. Для цього в меню «Комунікації з ПФУ» передбачена опція «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» або «Повідомлення про зміни в трудових відносинах».
Подання здійснюється в електронній формі з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті.
Чому строк «наступного дня» є критичним
ПФУ прив’язує строк саме до дати настання події, а не до зручного для кадрової служби моменту. Якщо працівника прийнято, переведено або звільнено, роботодавець повинен подати оперативне повідомлення не пізніше наступного дня після цієї події.
У роз’ясненні Пенсійного фонду зазначено: при недотриманні встановленого терміну така інформація до Реєстру застрахованих осіб не завантажується.
Це означає, що роботодавець не може розраховувати на автоматичне внесення простроченого оперативного повідомлення лише тому, що воно технічно було сформоване або відправлене пізніше.
Окремо ПФУ наголошує на коректності заповнення. Якщо страхувальник допустив помилку в оперативному повідомленні, дані завантажуються відповідно до поданого повідомлення. Водночас внесення змін, скасування або видалення таких зафіксованих повідомлень чинним законодавством не передбачено.
Для кадровиків і бухгалтерів це означає практичну річ: оперативне повідомлення не можна розглядати як чернетку. Перед підписанням потрібно перевірити персональні дані працівника, дату події, тип кадрової зміни, реквізити страхувальника та повноваження особи, яка подає інформацію.
Як ці дані пов’язані з Реєстром застрахованих осіб і «Дією»
На вебінарі 11 червня 2026 року представники ПФУ окремо розглядали формування та ведення Реєстру застрахованих осіб, зміну персональних даних, оперативні повідомлення про зміни в трудових відносинах і правила виправлення помилок у Податковому розрахунку. У заході, за даними ПФУ, взяли участь 37 страхувальників.
Пенсійний фонд пояснює, що надання інформації відбувається за даними Реєстру застрахованих осіб.
Надалі ці дані можуть передаватися для формування списку працюючих страхувальника в «Дії» — зокрема у контексті процедур, пов’язаних із бронюванням працівників критично важливих підприємств та організацій.
Саме тому ПФУ звертає увагу страхувальників не тільки на строк подання, а й на відповідність персональних даних. Якщо у Реєстрі є помилки або неактуальні відомості, це може вплинути на відображення працівника у цифрових сервісах, де використовується інформація з державних реєстрів.
Чим оперативне повідомлення відрізняється від податкового розрахунку
Оперативні відомості не замінюють звітність, яку страхувальники подають у складі Податкового розрахунку. ПФУ окремо роз’яснює, що відомості про трудові відносини працівників відображаються страхувальником у Додатку 5 до Податкового розрахунку, а термін подання такого розрахунку становить 20 календарних днів після останнього календарного дня звітного місяця.
Інформація з Податкового розрахунку передається від Державної податкової служби до Пенсійного фонду в порядку міжвідомчого обміну та вноситься до Реєстру застрахованих осіб.
Тобто існує регулярний звітний канал і окремий оперативний канал для швидкого інформування про кадрові зміни.
Це важливо для роботодавців, які помилково вважають, що достатньо подати дані пізніше в межах звичайної звітності. Для оперативних відомостей ПФУ встановлює інший режим: не пізніше наступного дня після події. Якщо цей строк пропущено, прострочене оперативне повідомлення не завантажується до Реєстру.
На що звернути увагу страхувальнику перед поданням
Перед відправленням повідомлення роботодавець має перевірити кілька речей. По-перше, чи правильно визначена дата кадрової події. По-друге, чи збігаються персональні дані працівника з документами та наявними даними в Реєстрі. По-третє, чи має особа, яка працює в кабінеті страхувальника, належні повноваження і службовий КЕП.
ПФУ зазначає, що страхувальник в особистому кабінеті може залучати уповноважених фахівців через опцію «Користувачі кабінету страхувальника».
Такі фахівці можуть переглядати, впорядковувати, доповнювати або вносити дані, що стосуються трудових відносин працівників.
Для роботи вони мають входити до кабінету страхувальника за службовим КЕП, який містить їхній РНОКПП та код ЄДРПОУ страхувальника.
Однак наявність технічного доступу не скасовує відповідальності за точність даних. Якщо повідомлення вже подано й зафіксовано, його не можна просто видалити або скасувати через вебпортал.
Саме тому для роботодавця безпечніший алгоритм — спочатку внутрішня перевірка наказу чи іншого кадрового документа, потім перевірка даних працівника, і лише після цього підписання та відправлення повідомлення.
Читайте також: G7 готує нові санкції проти Росії: удар по нафті й газу та імпульс для миру в Україні
